Agente de Promociones de tu Hotel.

Agente de promociones de su hotel.

En Argentina sólo hoteles  que cuentan con presupuestos significativos y con orientación promocional tienen un ejecutivo o todo un departamento responsabilizado de coordinar la planeación y ejecución de esta actividad. La de realizar actividades de promoción alineadas con la estratégia del hotel, en Marketing hotelero.

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En caso contrario, no es excepcional que sea el gerente general, el de ventas o el de marca quien directamente se encargue de contactar al proveedor de promociones.

Ahora bien, en aquellas compañías que sí tienen un área de promociones, dependerá de su estructura organizativa si esta función es asumida por el departamento de mercadotecnia o por el de ventas.

La descripción de responsabilidades del departamento de promociones variará según el tamaño de la empresa, desde sólo pedir cotizaciones para los planes promocionales a los proveedores, hasta supervisarlos en el campo, evaluarlos y llevar controles administrativos de presupuestos.

La responsabilidad general del gerente de promociones será, en lo interno, servir de enlace entre los departamentos de mercadotecnia y ventas, y de estos con los proveedores externo de servicios y materiales. Otras funciones pueden ser: Contribuir al diseño de estrategias promocionales, desarrollar materiales de exhibición y coordinar eventos especiales.

Otra función muy importante a desarrollar es servir de nexo con la gerencia General, área de Planificación estratégica, para contar con un plan de acción que se alinee con la Planificación Estratégica de la empresa.

De igual modo, se requiere un desempeño con elevadas normas de profesionalismo, calidad
y servicio, elementos que los fabricantes y prestadores de servicios deberán considerar al seleccionar a su agencia de promociones.
Veamos ahora cómo está organizada una agencia de promociones, en qué debería contribuir dentro del proceso general de la mercadotecnia, cuáles son sus honorarios y por último, cómo seleccionar a un prestador de servicios.

Para tener un buen agente de promociones de su hotel.

agencia marketing hotelero
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La Agencia de promociones tiene la principal ventaja de contar con el know  how, con las relaciones, con el equipo técnico suficiente y con los recursos económicos para llevar esta tarea adelante.

 

A su vez cuenta con un organigrama organizado con sus distintos departamentos de responsabilidad y control.

Su Organización es aproximadamente esta:

*Director o gerente
*Supervisor de grupo o coordinador de grupo
*Ejecutivo de cuentao coordinador de plano jefe de plan
*Supervisor de campo
Agencia chica
Gerente
Jefe de plan
Supervisor de campoo coordinador
Personal de campo
Personal de campo.

Como puede observarse, en las agencias grandes existe un nivel adicional de supervisión y control en el area de servicio al cliente; los cargos de supervisor o coordinador de grupo, a quienes el director o gerente del
ejecución de los planes en los términos previamente venidos, el contacto con los clientes y, como su nombilo indica, la coordinación del trabajo de un grupo de ejecutivos de cuenta.

 

En cuanto al área administrativa, el número de empleados y departamentos dependerá también de la facturación de la agencia. Los niveles de puestos son los siguientes:

Auditor interno
Auxiliares
Area administrativa podrá cambiar de acuerdo estructura las necesidades particulares de cada agencia.

Sin en el área de administración de personal cobrará gran importancia debido a la necesidad de cumplir reglamentaciones establecidas por la legislación laboral; estas normas demandan controles detallados de los movimientos del personal, el pago oportuno de sus remuneraciones, la declaración y pago de los impuestos causados y el archivo general de los comprobantes respectivos
Si bien la administración del personal es importante, la instrumentación de la actividad promocional no lo es menos.

La agencia deberá contar con probados sistemas de reclutamiento, selección, capacitación, contratación y control de los recursos humanos, para permitir que realicen eficazmente el trabajo que les es encomendado. De igual forma,el área de servicio al cliente deberá ser experimentada y con capacidad para coordinar la comunicación entre bricante que contrata sus servicios y su personal, en todoslos niveles y en ambos sentidos.

Por último, qué decir de la importancia del primer nivel ejecutivo? Este, a través de innumerables concursos y presentaciones especulativas, logra traer el trabajo a la agencia y con su creatividad para interpretar las estrategias promocionales y el cuidado de los costos, compite y gana los contratos sin comprometer la estabilidad económica y legal de su empresa.

 

Contribución de la agencia de promociones
Especialización y experiencia
Una agencia de promociones cuenta, en primer término con su especialización en un área de mercadotecnia. Tiene experiencia en la conducción y organizar actividades promocionales para diversos productos
servicios, en cualquier ciudad del país.
Conocimiento del campo
Está familiarizada con todos los canales de distribuci
las mercancías y, en muchos casos, conoce a los principalesles comerciantes en cada ciudad. Por ende, tiene
experiencia en la logística necesaria para cada mecánica y los detalles que se deberán cuidar para tener los mejores resultados.

 

Contactos legales:
Conoce los aspectos legales que condicionan las promociones con determinación de ganadores por azar y los impuestos que corresponden a cada dependencia. El Agente de promoción de su Hotel, proveerá de este servicio tal útil.

Domina las actividades para las cuales es necesario tener un permisoescrito o verbal de distintos nivel de autoridades. En muchos casos, puede hacer los trámites
legales que correspondan

Creación y recomendación
Diseña alternativas creativas, aconseja y relaciona el plan estratégico de la empresa con las actividades de promoción. Alineando la estratégica con las actividades de mercadotecnia.

 

Habilidad en la planificación
Debe conocer los tiempos que demandan cada actividad involucrada en el proceso de planificación y producción del plan promocional. En consecuencia será de gran ayuda en la elaboración del cronograma de instrumentación o ruta crítica para poder llegar todos juntos y puntualmente a las metas fijadas

Información de costos
Tiene los precios actualizados de los insumos que aporta directamente, y cuenta con una cartera de proveedores para subcontratar y coordinar todo aquello que haga falta.
Aporta cotizaciones competitivas para hacer realidad cualquier idea promocional.
Recursos propios
Cuenta con los recursos humanos y técnicos especializados para ejecutar los planes promocionales que le son aprobados, en cualquier lugar del país y en tiempos relativamente cortos. Mantiene informado al fabricante en todo momento sobre el avance del proyecto hasta su conclusión y evaluación final, evitando los problemas derivados de la contratación directa del personal involucrado.


RELACIONES CLIENTE-AGENCIA
Solicitar una presentación de agencia
Se requerirá de aquellas de las que se obtengan buenas referencias comerciales, para conocer sus años de experiencia, clientes actuales y principales ejecutivos de servicio.
Verificar las referencias
Comunicarse con sus principales clientes para confirmar la
calidad del servicio y los resultados de los proyectos asignados. De ser posible, visitar las instalaciones de la agencia y conversar con algunos de sus empleados
Propuesta especulativa
Someter a concurso a las agencias con mejores referencias, siempre y cuando no exista conflicto de intereses al trabajar con productos de la competencia y cuenten con facilidades de equipos e instalaciones. Habrá que proporcionarle un resumen (brief) con los antecedentes de mercado, producto y estrategia comercial para que desarrollo en  el plan promocional y el presupuesto correspondiente
Selección final y firma de contrato
Debe considerarse a la agencia ganadora es  más como un socio del negocio que como proveedor, por lo que se debe firmar con ella un contrato de
de servicios y compromiso de manejo confidencial de la información que le será proporcionada.

 

La agencia de promociones es una extensión del departamento de mercadotecnia y un aliado de ventas en sus distintos niveles, desde el director representante de zona; además, sus servicios no tendrán costo mientras no se inicien los trabajos que que le fueron asignado.

Para su óptimo desempeño, es recomenda evaluar la, calidad de sus servicios una vez al año, establer un calendario de mejoras en las áreas débiles y expresar
el reconocimiento de sus méritos por las contribuciones
significativas en las áreas que lo merezcan; de esta forma, la agencia de promociones y todo su personal serán colaboradores leales y sentirse “parte del equipo”.

Socialtravel SRL pone a disposición de nuestros clientes hoteles 3 tipo de agente de promociones:

Agente Básico: Sirve de nexo entre el personal Administrativo y de Marketing del hotel con los distintos departamentos de servicios de marketing digital que se le está brindando al hotel.

Por ejemplo es el intermediario entre el hotel y la  persona encargada del community management, con la persona encargada del blog en cuanto a los temas a desarrollar y a difundir en las distintas redes sociales, propone acciones de email marketing, intersede en la realización de imágenes y páginas de aterrizaje en los distintas campañas publicitarias que realiza la empresa.

Nuestro servicio básico es de aproximadamente reuniones semanales de 15 minutos, previo análisis de la situación para hacer las correspondientes recomendaciones que el Agente que se trata de un experto en Marketing digital para hoteles tiene para hacer con el personal de su hotel que esté destinado para trabajar en esta área.

Agente Intermedio:

Además de incluir todas las tareas de un agente básico, se le agrega tareas de diseño de márketing operativo. Haciendo propuestas de actividades promocionales que se pueden ir desarrollando para ir aumentando la ocupación hotelera.

Este servicio consiste en reuniones semanales de 30 minutos cada una, con un experto en Marketing.

Agente Premiun: 

No solamente realiza este tipo de actividades arriba propuestas, sino que su labor es asesorar en materia de Marketing de su hotel, dando un servicio más profundo, haciendo recomendaciones de Marketing, Administración, Impuestos, sueldos. Brindando informes de gestión de Marketing y Administración de su hotel. Ayudándole en la toma de decisiones.

A través de Personal especializado en Marketing (Licenciados en Administración ó Contadores públicos especializados en Hotelería.

Este servicio consiste en Reuniones semanales de una hora con Gerencia general ó Gerente de márketing del hotel.

El Agente de promoción de su Hotel es una herramienta fundamental en el buen Marketing de su establecimiento ayudándolo a aumentar la ocupación hotelera.

 

 

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